En este post no vamos a hablar de aspectos estratégicos en las campañas de Google Ads, ni de novedades en la herramienta, ni de trampas que se hacen. Vamos a dedicar unas líneas a conceptos más administrativos pero que tienen más importancia de la que parece.

En este post vamos a diferenciar lo que son los datos de facturación de las cuentas de Google Ads, los perfiles de pagos y los usuarios de pagos – contacto principal.

Completar correctamente estos datos del apartado de Facturación y Pagos es bastante importante y podría salvarnos de futuros problemas. Por ejemplo, ¿has pensado alguna vez qué podría pasar si se devuelven los recibos de los anuncios de Google Ads?, ¿quién debería ese dinero a Google?

Datos de facturación y método de pago

Los datos de facturación de la empresa y el método de pago se pueden cambiar las veces que haga falta. Es decir, puedes ir cambiando de número de cuenta y de tarjeta, pero también incluso de empresa, la dirección y los datos fiscales.

Por ejemplo, una persona que tuviese varias empresas y utilizase la misma cuenta para la publicidad, aunque no sea lo más normal ni lo más “limpio” en la gestión de las cuentas.

Pero ni el propietario de la tarjeta/número de cuenta, ni el de la empresa (razón social de los datos de facturación) son en último término los responsables ante Google en caso de impago. “Sólo” sirven para saber de que cuenta lo cobro, y a quién se hace la factura.

ID de perfil de pagos

El responsable final de los pagos es aquella entidad que se da de alta como el ID de perfil de pagos (anteriormente conocido como ID de facturación).  El ID es un número exclusivo que se utiliza para identificar a la entidad legal responsable de las facturas asociadas a esta cuenta de pagos. Se le otorga a la entidad o persona que ha registrado dicha cuenta.

Si el propietario de la tarjeta o número de cuenta devuelve un recibo, Google le va a reclamar el pago a quien aparezca en el perfil de pagos. Si es la agencia quien puso su nombre y sus datos bancarios en un primer momento, y por tanto fue la que empezó pagando los recibos, aunque luego haya cambiado los datos de facturación, seguirá siendo responsable ante Google.   

Una vez que una cuenta tiene asociada un perfil de pagos, no se puede cambiar, a no ser que lo solicites a Google y te lo cambien. A partir de ese momento el responsable sería la entidad asociada al nuevo ID de pagos.

ID de la cuenta de pagos

El ID de la cuenta de pagos sirve para identificar a la cuenta de pagos y contiene información sobre los métodos de pago. Es independiente del ID del perfil de pagos. 

Entiendo que un perfil de pagos puede tener varios ID de la cuenta de pagos, es decir, varios métodos de pago.

Usuario de pagos – contacto principal

Cada perfil de pagos tiene un usuario de pagos – contacto principal, que es la persona que recibe todos los correos electrónicos relacionados con los pagos (y los impagos). Aunque no es el responsable, si que se trata de la persona con la que Google se pone en contacto si le surge alguna pregunta relacionada con los pagos. 

Todas las cuentas tienes que tener un contacto principal. Se puede volver a asignar esa función a otro usuario las veces que haga falta. 

Lo mejor sería que el contacto principal sea alguien de la empresa, y poner a la agencia como contacto secundario para que le lleguen notificaciones y así estar enterado de posibles incidencias.

Difucultades

La pega aparece cuando hay que rellenar los datos de pago, que muchas veces la empresa cliente lo delega totalmente en la agencia, y se autorizan los pagos (a la cuenta o tarjeta del cliente) una persona que está fuera del organigrama de la empresa (un empleado de la agencia SEM).

Lo ideal sería que el cliente rellenase los datos da facturación y luego diese acceso a la cuenta a la Agencia SEM o a su MCC.

Otra forma sería que la agencia quedase con el cliente y le fuese guiando en estos pasos que hemos comentado.

En nuestra opinión, y por malas experiencias, aconsejamos que los datos del perfil de pagos estén SIEMPRE a nombre del cliente, para que sea el responsable en caso de problemas de impagos.

Un cliente siempre puede quebrar y dejar impagos a la agencia y a Google. Pero una agencia, si quiere seguir trabajando en el sector, no puede dejar impagos a Google.

¿Tú cómo lo haces? ¿alguna experiencia a la hora de gestionar los pagos?